NOTA:
El presente documento hace parte del inventario industrial de Registel, Asoprotrans y sus expertos en transporte. Se comparte con los colegas del Transporte Colectivo buscando el desarrollo y la mejora del mismo en Colombia y aquellos países vecinos que deseen aprovechar nuestra experiencia y consultoría.
CAPÍTULO 1. PREOPERACIÓN:
1. Hacer un inventario de las empresas que operen por zona o por cuenca, que tengan una afinidad operativa en cuanto a recorridos, orígenes y destinos;
2. Contactar representantes legales y Juntas Directivas de cada una de esas empresas y participarles del proyecto; Socializar y sensibilizar la propuesta de modelo empresarial; Recordar la amenaza de desaparición de la industria en sus manos si no se transforman en la dirección que va el Estado .
3. Explicar a las potenciales empresas del operador el manejo técnico del subsistema, consistente en que sea una sola empresa que haga la operación de todas las rutas actuales que prestan cada una de Ellas.
4. Elaborar, socializar y sensibilizar protocolo de entendimiento para entrega de las rutas al nuevo operador, no sin antes enviar a la preaprobación de parte de la autoridad de transporte se procederá con el protocolo de la siguiente forma:autoridad de transporte la carta de intención de constituir el operador, firmada por los representantes legales de cada empresa. Obtenida la preaprobación de parte de la autoridad de transporte se procederá con el protocolo de la siguiente forma:
a. Acta de Junta Directiva autorizando al Gerente de cada empresa para firmar el protocolo de entendimiento, incluida la cláusula penal que convengan los Representantes Legales de cada una de las Empresas;
b . Cada una de las empresas deberá someterse y acatar lo definido en el protocolo de entendimiento;
c. El protocolo de entendimiento definirá las rutas que entrega cada empresa al operador lo cual llevará a definir el porcentaje de participación de cada empresa en el operador;
d. Cada una de las empresas en el protocolo de entendimiento aceptará que un Agente Externo a las empresas haga el estudio técnico mediante el cual se determine el porcentaje de participación de cada una de las empresas en el operador;
e. Este agente externo será nombrado conjuntamente por las empresas que harán parte del subsistema, que será una firma de ingenieros de transporte reconocida por el Ministerio de Transporte;
f . La firma de ingenieros o el consultor definirá las bases y la metodología para hacer el estudio, el cual previamente deberá ser aprobado por las empresas conformantes del operador. Eso si, dentro de los parámetros del estudio la firma de ingenieros tendrá como base el IPK de cada una de las rutas, de cada una de las empresas que harán parte del operador;
g. Concluido el estudio por parte de la firma de ingenieros, se socializará y sensibilizará a cada una de las empresas. Una vez aprobado por las empresas conformantes del operador se levantará el acta respectiva de aprobación firmada por cada uno de los representantes legales de cada una de las empresas;
5. Los representantes legales de las empresas, conjuntamente elaborarán, discutirán y aprobarán mediante acta el presupuesto de ingresos y egresos de la preoperación de operador del subsistema, donde deberá estar incluido el pago a la firma de ingenieros y de todos los asesores que se requieran para la implementación del operador .
NOTA:
Para coordinar todas estas actividades de los representantes legales de las empresas, se nombrará una persona que haga las veces de coordinador y otra que haga las veces de secretario. Todas estas actividades se socializarán y sensibilizarán con las Juntas Directivas de la Empresas;
6. Mediante documento suscrito por los Representantes Legales de cada empresa, se informará a la autoridad de transporte la intención de constituir la Operadora con los porcentajes definidos por la firma de ingenieros, a fin de proceder a constituirla. Para ello se requiere comunicación escrita de la autoridad de transporte dando la aprobación respectiva;
a. Acta de Junta Directiva autorizando al Gerente de cada empresa para firmar el protocolo de entendimiento, incluida la cláusula penal que convengan los Representantes Legales de cada una de las Empresas;
b . Cada una de las empresas deberá someterse y acatar lo definido en el protocolo de entendimiento;
c. El protocolo de entendimiento definirá las rutas que entrega cada empresa al operador lo cual llevará a definir el porcentaje de participación de cada empresa en el operador;
B. CAPÍTULO 2. IMPLEMENTACIÓN DEL OPERADOR
1. Los Representantes Legales de cada una de las empresas que constituirán el Operador, elaborarán la minuta de escritura del Operador. Para tal efecto recomendamos que en la minuta se incluyan los siguientes aspectos:
a. La Asamblea General estará conformada y podrán asistir el ciento por ciento de los delegado(s) de cada una de las empresas, en proporción a la participación que cada una de ellas tenga en el subsistema; El delegado se acreditará ante la Asamblea mediante comunicación escrita dirigida a la misma por la Junta Directiva de cada una de las empresas;
b . La Junta Directiva deberá estar conformada por los Representantes Legales de cada una de las empresas;
c. Se recomienda que el Gerente de la Operadora sea una persona ajena a cada una de las empresas que conforman el subsistema;
d. Se recomienda que la operadora tenga un revisor fiscal;
e. El objeto social de la Operadora se recomienda que se incluyan entre otros aspectos los siguientes:
1. Que presta la actividad del servicio de transporte;
2. Que puede hacer las funciones de recaudador;
3 . Que los vehículos con que vaya a operar en una segunda fase sean de una misma marca;
4. Que se garanticen los mecanismos de planeación, regulación, control y vigilancia de la operación de transporte;
5. Que la Operadora pueda realizar las actividades de mantenimiento, el suministro de combustibles, llantas, lubricantes, seguros, repuestos, talleres, operaciones de mercadeo y otras actividades venales;
6. Implementará todos los mecanismos para hacer una adecuada Gestión y Control de Flota.
2 . Constituida y registrada la operadora ante la Cámara de Comercio, se remitirá copia de lo actuado ante la autoridad competente para queproceda a emitir el acto administrativo que autoriza la operación del subsistema;
3. Inicialmente la operadora se encargará de la programación, ejecución y control de la prestación del servicio, enviando los informes pertinentes consolidados a cada una de las empresas matrices;
4. En la Asamblea de Constitución y previamente lo que se haya acordado con la autoridad de transporte en cuanto a la propiedad del parque automotor se deberá definir si esta continua en cabeza de cada propietario o si continuando en cabeza de cada propietario la gestión empresarial queda en cabeza del Operador o de la Empresa Matriz, en lo que tiene que ver con mantenimiento, contratación de personal de conductores o si la propiedad de los vehículos queda en cabeza de cada una de las empresas matrices.
Recomendamos que el sistema de Gestión y Control de flota, al igual que el mantenimiento y todas sus especies venales al igual que la contratación de los conductores, quede en cabeza del operador.
Recomendamos igualmente que el recaudo en la primera fase quede en cabeza y a discrecionalidad de cada una de las empresas matrices y en una segunda fase se implemente la empresa de recaudo en cabeza del operador.
La estructura de implementación del recaudo definirá los periodos y que entidad financiera entregará el producido de la operación a la empresa matriz o a quien esta designe;
5. En un periodo de transición si quiera de seis (6) años se hará con los actuales vehículos, eso si con un color unificado, y en una segunda fase se repondrá la flota con una marca centralizada, para efecto de aplicar las economías de escala en el proceso de mantenimiento;
6. Será responsabilidad del operador de implementar y ejecutar los fondos y programas de reposición;
7 . En caso de que apruebe que el personal de conductores quede en cabeza del operador, se recomienda contratar aquellos que actualmente prestan sus servicios en las empresas matrices. Para esto, cada empresa matriz hará la cancelación del contrato a la luz de la ley laboral, pero siempre protegiendo los intereses de la Empresa y el propietario;
8. Al inicio de la actividad de la empresa operadora se deberá elaborar el respectivo presupuesto de ingresos y gastos. Mensualmente en Junta Directiva se hará el análisis de ejecución presupuestal;
9. Para efectos de mejorar la productividad, el control y el servicio, se deberá iniciar con el componente tecnológico para Control y Gestión de Flota;
10 .El operador implementará cada año programas integrales de capacitación para el personal de las empresas matrices, su personal operativo y administrativo. Para tal efecto en el presupuesto de ingresos y gastos se destinará la partida correspondiente;
11.Iniciada la operación, en un término máximo de diez y ocho (18) meses se deberá iniciar el proceso de certificación de calidad, Norma ISO 9001, versión 2008;
12.Mensualmente se establecerán los indicadores del servicio los cuales serán evaluados por la Gerencia y su comité;
13.Mensualmente la administración del operador remitirá a sus empresas matrices los informes técnicos, legal y financiero a que haya lugar;
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